Regiearbeiten richtig dokumentieren – so geht’s

Sechs Mann einen Nachmittag lang Rohre freilegen, weil der Bauherr die Pläne falsch gelesen hat – und am Monatsende steht im Abrechnungsgespräch der Satz: “Das war doch abgesprochen, das berechnen wir nicht extra.” Wer Regiearbeiten nicht sauber dokumentiert, verschenkt in solchen Momenten schnell vierstellige Beträge pro Vorfall. Und solche Vorfälle kommen nicht selten vor.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, was Regiearbeiten genau sind, welche Angaben auf einen Regieschein gehören, wie Sie Stundenzettel und Nachweise strukturieren und welche Werkzeuge die Arbeit erleichtern. Alles praxisnah gedacht – vom Arbeitsschritt her, nicht von der Theorie. Rechtsberatung ist das nicht; im Einzelfall zählen Vertrag und die zuständige Stelle.

Der Grundgedanke ist einfach: Jede Regiestunde muss ohne Rückfrage nachvollziehbar sein. Wer das täglich lebt, hat am 30. des Monats kein Abrechnungsproblem, sondern nur noch eine Formsache.

Was sind Regiearbeiten? Die Definition, die jeder Polier kennen sollte

Regiearbeiten sind Leistungen, die nicht über die Ausschreibungspositionen des Vertrags abgerechnet werden, sondern nach tatsächlichem Aufwand – also nach Stunden, Gerätezeiten und Material. Der Begriff kommt aus der Baupraxis: Arbeiten “auf Regie” bedeutet, dass der Auftraggeber den Einsatz anweist oder zumindest kennt und duldet, während die Abrechnung über vereinbarte Stundenlöhne und Regiesätze läuft.

Warum diese Trennung wichtig ist: Der Einheitspreisvertrag bezahlt Positionen – wer Regiestunden in LV-Positionen “hineinmogelt”, verwässert sowohl das Aufmaß als auch seinen Regieanspruch. Umgekehrt gilt: Wer eine Leistung, die eigentlich ins LV gehört, stillschweigend auf Regie schiebt, riskiert die Kürzung mit dem Argument, die Arbeit sei mitabgegolten. Die saubere Zuordnung ist also keine Formalie, sondern die Grundlage dafür, welcher Abrechnungsweg überhaupt offensteht.

Typische Fälle aus dem Baustellenalltag: Nachtragsarbeiten nach einem Planwechsel, die Beseitigung von Fremdschäden, Aufgrabungen wegen nicht dokumentierter Leitungen, Wartezeiten wegen Bauablaufstörungen oder Rückbauarbeiten, die erst auf der Baustelle sichtbar wurden. Gemeint ist alles, was im Aufmaß keinen Platz gefunden hat, aber trotzdem jemand machen muss.

Beispiel: Auf einem Umbau stellt Ihr Team fest, dass hinter der ausgeschriebenen Wand noch eine alte Ölleitung verläuft. Der Bauherr will sie raus haben. Diese Arbeit steht in keiner Position des Leistungsverzeichnisses – sie läuft auf Regie, mit eigenem Regieschein und eigenem Stundenzettel. Der Unterschied wird sofort spürbar: Hätten Sie die Arbeit einfach “mitgemacht” und im Aufmaß der Wandposition versteckt, hätten Sie sechs Mannstunden verschenkt und zusätzlich Ihr Aufmaß unbrauchbar gemacht, weil die gemeldete Menge nicht zur Leistung passt.

Der Tradeoff, den Sie kennen sollten: Regiearbeit ist flexibel – Sie können sofort anfangen, ohne Nachtragsangebot und Preisverhandlung. Der Preis dafür ist die Dokumentationslast: Beim Einheitspreis trägt das Aufmaß die Beweisführung, bei der Regie tragen Sie sie selbst, Stunde für Stunde. Wer das versteht, behandelt den Regieschein nicht als lästigen Zettel, sondern als Vertragserfüllung.

Wichtig für das Verständnis: Regiearbeiten sind keine Gratisleistung und kein Kulanzposten. Sie sind ein eigener Abrechnungsweg, der vertraglich geregelt sein will – idealerweise über Regieklauseln in der VOB/B-Abwicklung oder im Bautagebuch ausgewiesen. Nach § 1 Abs. 4 VOB/B gelten zusätzliche Leistungen, die der Auftraggeber verlangt, grundsätzlich als beauftragt, wenn der Auftragnehmer sie ausführt und der AG Kenntnis hat. Trotzdem gilt: Ohne Nachweis bleibt die Forderung eine Behauptung – und die Beweislast liegt bei Ihnen.

Was Sie konkret daraus ableiten sollten: Klären Sie vor jedem Regieeinsatz drei Dinge in dieser Reihenfolge – (1) Steht die Leistung wirklich in keiner LV-Position? (2) Wer veranlasst sie, und ist das nachvollziehbar dokumentiert? (3) Welcher Regiesatz gilt dafür? Wenn Sie diese drei Fragen vor dem ersten Hammer Schlag beantwortet haben, ist der halbe Nachweis bereits erbracht. Noch besser: Sorgen Sie dafür, dass eine Regieklausel mit Sätzen je Funktion fix im Vertrag oder Angebot steht – dann fällt Frage 3 in Zukunft weg, und Sie starten jede Regiearbeit mit einem klar bezifferten Rahmen statt mit einer Verhandlung in der Schlussrechnung.

Was gehört auf den Regieschein: 7 Pflichtangaben, die jede Abrechnung tragen

Ein Regieschein taugt nur dann als Nachweis, wenn er alle relevanten Angaben vollständig enthält. Die Mindestinhalte im Überblick – so wie sie sich in der Praxis bei Aufmaß und Abrechnung bewährt haben:

1. Datum und Baustelle: Der Tag des Einsatzes, nicht der Tag der Ausstellung. Adresse und Gewerk ergänzen.
2. Uhrzeiten je Mitarbeiter: Von-bis-Zeiten pro Person, inklusive An- und Abfahrt, falls diese auf Regie läuft.
3. Namen der Arbeiter: Vor- und Nachname, keine Kürzel. “Team 3” ist vor einem Prüfungsverband kein Nachweis.
4. Klare Tätigkeitsbeschreibung: Nicht “-diverse Arbeiten-“, sondern “Freilegen und Entfernen der Ölleitung im Bereich Bad 2. OG, inkl. Entsorgung”.
5. Material und Geräte: Verbrauchtes Material mit Menge, eingesetzte Geräte mit Stunden zum vereinbarten Regiesatz.
6. Veranlassung: Wer hat die Arbeit angeordnet? Bauherr, Architekt, Bauleiter – mit Name, wenn möglich schriftlich oder per Mail dokumentiert.
7. Bestätigung: Unterschrift des Bauleiters oder einer bevollmächtigten Person des Auftraggebers, spätestens am selben Tag.

Warum die einzelnen Angaben so viel Gewicht haben: Das Datum beweist den Zusammenhang mit einem konkreten Bauereignis – ein undatierte Schein lässt sich beliebig zuordnen und verliert dadurch Beweiskraft. Die Namen sorgen dafür, dass im Streitfall jeder Beteiligte als Zeuge infrage kommt. Die Tätigkeitsbeschreibung beantwortet die entscheidende Prüfungsfrage “War das erforderlich?” – vage Formulierungen laden zur Kürzung ein, weil der Prüfer den Umfang nicht nachvollziehen kann. Die Veranlassung schließlich verhindert das Standardgegenargument, die Arbeit sei Ihr eigenes Risiko gewesen.

Warum die Unterschrift so viel Gewicht hat: Ein gegengezeichneter Regieschein dokumentiert, dass der AG die Leistung und ihren Umfang zur Kenntnis genommen hat. Das macht die spätere Diskussion über den Umfang fast immer überflüssig. Ohne Bestätigung laufen Sie Gefahr, dass Stundenanzahl oder Notwendigkeit der Arbeit im Nachhinein bestritten werden.

Merksatz aus der Praxis: Was nicht am gleichen Tag unterschrieben wurde, wird am Monatsende angezweifelt – und im Streitfall oft nicht bezahlt.

Praxisbeispiel: Ein Elektrobetrieb dokumentiert vier Stunden Sucharbeit nach Beschädigung einer nicht dokumentierten Leitung. Der Regieschein nennt Tätigkeitsbeschreibung, Zeiten, zwei Namen – aber keine Veranlassung und keine Bestätigung. Der AG verweigert später die Zahlung mit dem Argument, es habe sich um Eigenrisiko des Auftragnehmers gehandelt. Ohne Zeugen oder Mailverkehr bleibt das eine Frage der Beweislast – und die liegt beim, der die Forderung stellt.

So setzen Sie das um: Erstellen Sie eine zweiseitige Vorlage (Papier oder digital), die genau diese sieben Felder enthält – als Pflichtfelder, nicht als Option. Hängen Sie ein Exemplar ins Baustellenbüro und eine Kopie in jeden Koffer des Kolonnführers. Definieren Sie intern eine Regel, die keiner Ausnahme duldet: Kein Regieeinsatz endet, bevor der Schein unterschrieben ist. Wenn der Bauleiter des AG nicht erreichbar ist, genügt kurzfristig eine Bestätigung per E-Mail oder ein Foto des ausgefüllten Scheins per Messenger mit Antwort des AG – wichtig ist die dokumentierte Kenntnisnahme am selben Tag. Wer diese Disziplin vier Wochen durchhält, hat sie danach dauerhaft im Team verankert.

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Papier, Excel oder App? So wählen Sie das passende Dokumentationssystem

Das passende Dokumentationssystem ist das, das Ihr Team täglich ohne Diskussion benutzt. Ein hochwertiges Tool, das im Baubüro liegt und auf der Baustelle niemand öffnet, ist schlechter als ein zerknitterter Zettel im Klemmbrett. Diese drei Wege haben sich etabliert – mit jeweils eigenen Stärken:

Der klare Trend geht Richtung Digitalisierung: Mobile Apps für die Baustellendokumentation – etwa Lösungen wie PlanRadar oder vergleichbare Gewerke-Software – erfassen Regiezeiten mit Zeitstempel, verknüpfen Fotos direkt mit dem Eintrag und synchronisieren am Abend ins Büro. Das spart das Abtippen und schließt die typische Lücke zwischen Baustelle und Abrechnung.

Wie entscheiden Sie konkret? Nutzen Sie diese drei Fragen als Entscheidungsraster:

• Wie viele Baustellen laufen parallel? Eine Baustelle mit einem festen Kolonnführer kommt mit Papier oder Excel aus. Ab drei parallelen Objekten mit wechselnden Teams wird die Suche nach dem einzelnen Schein zum Kostenfaktor – dann zahlt sich eine App schnell aus.
• Wer bestätigt die Scheine? Ist der Bauleiter des AG selten vor Ort, gewinnt die App: Digitale Freigaben per Signatur auf dem Tablet holen die Bestätigung ein, ohne dass jemand hinterherfahren muss. Beim Papier scheitert die Gleichtags-Bestätigung dann oft an der Logistik.
• Was kostet ein verlorener Schein? Rechnen Sie es einmal durch: Ein einziger unbelegter Regieeinsatz mit 20 Mannstunden à 60 € sind 1.200 € Umsatz, die Sie abschreiben. Wenn eine App-Lizenz je Monat weniger kostet, ist die Rechnung gemacht.

Beispiel aus der Praxis: Ein SHK-Betrieb mit vier Monteuren und zwei Dauerbaustellen arbeitete zwei Jahre mit Papierzetteln, die der Monteur am Freitag im Handschuhfach abgab. Bei einer Prüfung fehlten elf Regiescheine – rund 4.000 €. Nach dem Wechsel auf eine App mit Pflichtfeldern wurde jeder Schein vor Ort digital gegengezeichnet; die Ausfälle gingen auf null. Die Lehre: Das Problem war nicht das Papier, sondern die fehlende Durchsetzung der Gleichtags-Bestätigung – und genau die erzwingt eine App mit Pflichtfeldern automatisch.

Unser Rat für den Mittelstand: Starten Sie mit einer einheitlichen digitalen Vorlage, die die sieben Pflichtangaben aus dem vorherigen Abschnitt als Pflichtfelder vorgibt. Ob App oder Excel ist zweitrangig – entscheidend ist, dass ein Regieschein ohne Datum, ohne Namen und ohne Bestätigung nicht abgespeichert werden kann. Diese Zwänge disziplinieren, ohne dass Sie jemand kontrollieren müssen. Und: Führen Sie das System vier Wochen eng begleitet ein – wer in der ersten Woche Ausnahmen duldet, hat in der fünften Woche kein System mehr.

Stundenzettel führen, die jeder Prüfer versteht

Der Stundenzettel ist das Herzstück jeder Regieabrechnung, denn auf ihm basiert die Berechnungsgrundlage Ihrer Forderung. Ein guter Stundenzettel ist so eindeutig, dass ein Dritter – Bauherr, Sachverständiger, Steuerberater – die Zeiten ohne Rückfrage nachvollziehen kann. Das gelingt mit einer festen Struktur, die auf jeder Baustelle gleich aussieht.

Aufbau in der Praxis: Kopf mit Baustelle, Datum und Polier, darunter je Mitarbeiter eine Zeile mit Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen und Netto-Stunden, getrennt nach Tätigkeiten – also Regiestunden getrennt von Stunden auf ausgeschriebenen Positionen. Genau diese Trennung wird ständig vergessen und sorgt später für Chaos bei der Abrechnung. Warum: Ein Prüfer, der Regiestunden auf einer LV-Position wiederfindet, kürzt sie dort – und im zweiten Schritt kürzt er sie auch im Regieantrag, weil die Zuordnung widersprüchlich ist. Die Stunde ist dann doppelt weg.

Beispiel: Ihr Geselle arbeitet acht Stunden auf der ausgeschriebenen Badrenovierung und zusätzlich 1,5 Stunden an einer Regenrinne, die der Bauherr spontan reparieren lässt. Der Stundenzettel zeigt zwei Blöcke: 8,0 Stunden LV-Position 04.13 und 1,5 Stunden Regie mit Verweis auf den Regieschein Nummer 2024-118. So bleibt jede Stunde eindeutig zugeordnet – und jeder Betrag landet genau einmal in der Abrechnung.

Ein zweites Beispiel zeigt, warum Pausen Pflicht sind: Ein Zettel weist 9,0 Stunden netto aus, aber der Gegenschein des AG nennt 8,0 Stunden, weil die Mittagspause nicht abgezogen wurde. Der Prüfer folgt fast immer der niedrigeren Zahl – die Differenz von einer Stunde je Tag und Mann summiert sich über einen Monat auf mehrere hundert Euro, die Sie wegen einer nachlässigen Formularzeile abgeben.

Zwei Regeln haben sich bewährt: Zeiten täglich erfassen, nicht rekonstruieren – Erinnerungslücken von zwei Wochen kosten real Geld, denn aus dem Gedächtnis rekonstruierte Zeiten wirken vor einem Sachverständigen unglaubwürdig, auch wenn sie stimmen. Und: Der Polier zeichnet täglich ab, der Bauleiter bestätigt wöchentlich oder nach jedem Einsatz. Nach § 6 VOB/B hat der Auftraggeber das Recht, die Ausführung zu überwachen; nutzen Sie diese Termine, um Regienachweise direkt mitschleifen zu lassen.

Ihr nächster Schritt: Legen Sie eine einheitliche Zettelstruktur fest – eine Seite, feste Spalten, Regiestunden in einem eigenen Block mit Spalte für die Regieschein-Nummer. Probieren Sie den Zettel zwei Wochen auf einer Baustelle aus, bevor Sie ihn firmenweit ausrollen: Was der Polier unter der Woche nicht ausfüllt, ist das falsche Format. Ein Zettel, der im Alltag funktioniert, ist mehr wert als jede theoretisch perfekte Vorlage.

Fotos und Bautagebuch: Ihr Sicherungsnetz bei Streit

Schriftliche Nachweise gewinnen deutlich an Gewicht, wenn Sie sie mit Zeitstempel-Fotos und Bautagebucheinträgen kombinieren. Ein Foto vom Zustand vor dem Regieeinsatz und eines danach macht sichtbar, was Worte nur beschreiben: die freigelegte Leitung, den inundierten Keller, den Rückbauzustand. Solche Bilder beugen der typischen Gegenargumentation vor, die Arbeit sei gar nicht erforderlich oder nicht im behaupteten Umfang ausgeführt worden. Der Grund: Schriftliche Beschreibungen lassen sich in der Rückschau anzweifeln – wer will nach drei Monaten beweisen, dass die Ölleitung wirklich dort verlief? Ein Foto mit Metadaten beantwortet diese Frage in Sekunden, ohne dass ein Wortwechsel entsteht.

Drei Foto-Regeln für die Praxis:

• Vorher-Nachher: Immer zwei Bilder je Regiearbeitsbereich – Zustand vor Beginn, Ergebnis nach Abschluss. Das Bildpaar beweist, dass geleistete Arbeit auch sichtbar war.
• Metadaten aktivieren: Datum und Uhrzeit im Foto, bei Apps automatisch mit Zeitstempel im Eintrag. Ohne Metadaten ist ein Foto nur eine Behauptung mit Bild.
• Detailbilder bei Schäden: Bei Fremdschäden oder verborgenen Leistungen die Ursache im Bild festhalten – die beschädigte Leitung selbst, nicht nur die Reparatur. Das Detailbild beantwortet die Frage nach der Veranlassung, die Reparaturaufnahme allein nicht.

Beispiel: Ein Erdarbeiter trifft bei Aushub auf eine nicht dokumentierte Drainageleitung und beschädigt sie. Zwei Fotos – das freigelegte, unbeschriftete Rohr vor dem Eingriff und der Zustand nach der Reparatur – machen aus einer möglichen Schulddebatte einen sauberen Regiefall: Der Schein verweist auf beide Bilder, die Frage “Gab es die Leitung überhaupt und wie war sie zu erkennen?” ist mit einem Blick beantwortet. Ohne die Bilder bliebe nur die Aussage gegen Aussage.

Das Bautagebuch ergänzt das Bild: Es dokumentiert den Bauablauf aus Ihrer Sicht, inkl. Behinderungen, Anweisungen des AG und Wartezeiten. Eintragungen wie “10.04., 08:30–11:00: Wartezeit 3 Mann, da Zugang zum 2. OG durch Gerüststellung der Firma X blockiert, Bauleiter Herr Y informiert” sind genau die Nachweise, die Sie brauchen, wenn es um behinderte Ausführung und Bauablaufstörungen geht. Warum das Tagebuch mehr ist als Bürokratie: Wartezeiten lassen sich nach Wochen kaum noch belegen – aber ein fortlaufendes, datiertes Tagebuch mit benannten Zeugen ist vor einem Sachverständigen ein Mosaikstein, der Einzelereignisse zu einem glaubhaften Gesamtbild zusammenfügt.

Beachten Sie die Fristen: Nach § 16 Nr. 3 Abs. 2 VOB/B sind Nachträge schriftlich geltend zu machen – die verborgene Leistung nach § 2 Abs. 6 VOB/B sogar unverzüglich nach Feststellung. Ihre Dokumentation sollte also nicht nur vollständig, sondern auch schnell sein. Das ist kein Formalismus, sondern die Grundlage dafür, dass Ansprüche überhaupt geltend gemacht werden können. Im Einzelfall klärt Ihr Vertrag oder Ihr Anwalt, welche Fristen konkret gelten.

So bauen Sie das Sicherungsnetz auf: Legen Sie im Bautagebuch drei feste Tageszeilen an – Wetter/Baupersonal, Anweisungen und Behinderungen, Regieeinsätze mit Scheinnummern. Das Foto-Ritual überträgt der Polier: zwei Klicks vor dem Einsatz, zwei danach, direkt an den Regieschein gehängt. Wer das über eine Woche macht, hat eine Routine, die kein zusätzliches Meeting und keine Softwarekenntnisse braucht – aber im Streitfall den Unterschied zwischen bezahlt und abgeschrieben ausmacht.

Vom Regieschein zur Abrechnung: So bauen Sie die monatliche Regieabrechnung auf

Die monatliche Regieabrechnung funktioniert, wenn Sie sie als durchgängigen Prozess aufbauen: von der täglichen Erfassung über die Zusammenstellung bis zur prüffähigen Rechnung. Der Ablauf in fünf Schritten:

1. Sammeln: Alle Regiescheine und Stundenzettel des Monats je Baustelle zusammenführen – digital über die Software, sonst über einen festen Ordner je Objekt.
2. Prüfen: Jeden Schein gegen die Pflichtangaben prüfen. Fehlt eine Bestätigung, jetzt nachholen – nach zwei Wochen wird es zehnmal schwerer.
3. Zusammenstellen: Stunden je Mitarbeiter und Stundensatz multiplizieren, Material mit Belegen, Gerätezeiten zum Regiesatz. Zwischensummen je Baustelle.
4. Anhang sortieren: Regiescheine chronologisch, Fotodokumentation je Schein, Lieferscheine für Material. Die Rechnung ohne Anhang ist eine Einladung zur Rückfrage.
5. Prüffähig ausgeben: Klare Positionen, keine Sammelzeile “Regiearbeiten lt. Anhang” ohne Aufschlüsselung.

Warum die Reihenfolge zählt: Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Ein beim Prüfen entdeckter Lücken-Schein lässt sich in Schritt 2 noch retten; erst in Schritt 5 wird daraus ein nachträglich kaum durchsetzbarer Posten. Die Sammelzeile schließlich ist der Klassiker, der Prüfer zum Kürzen verleitet – eine unsortierte Anlage signalisiert “bitte zweifle alles an”, während eine chronologisch gegliederte Abrechnung mit je Schein ausgewiesener Position signalisiert “das habe ich dreimal gegengeprüft”. Der Eindruck von Sorgfalt senkt nach Erfahrung die Nachfragequote messbar.

Zu den Stundensätzen: Vereinbaren Sie die Regiesätze vor Baubeginn schriftlich – Stundenverrechnungssätze je Funktion (Geselle, Vorarbeiter, Meister) und Gerätestunden. Fehlt die Vereinbarung, gelten nach allgemeiner Auffassung die ortsüblichen Sätze – aber deren Höhe ist dann Verhandlungssache, und Verhandlung bedeutet meist Nachlass. Der Tradeoff: Wer die Sätze im Angebot festschreibt, gibt dem AG eine Preisplanung, verliert aber die Flexibilität, im Nachhinein höhere Sätze für Spezialtätigkeiten zu argumentieren. In der Regel überwiegt die Planungssicherheit klar – denn ein schriftlich vereinbarter Satz von 58 € ist besser als ein umstrittener Anspruch auf 65 €.

Beispiel einer sauberen Position: “Rückbau alte Ölleitung Bad 2. OG, Regieschein Nr. 118 vom 14.04. – 6,5 Std. Monteur à 58,00 €, 1,0 Std. Vorarbeiter à 72,00 €, Entsorgungsnachweis Material 84,50 €, Summe 533,50 €.” So liest sich eine Regieabrechnung, die ein Prüfer ohne Rückfrage abnickt – und genau das ist das Ziel.

Richten Sie den Prozess als Monatsroutine ein: Fixer Termin am zweiten Arbeitstag des Monats, zuständig ist immer dieselbe Person im Büro, Checkliste mit den fünf Schritten ausgedruckt daneben. Nach drei Monaten haben Sie Vergleichswerte – Regieanteil je Baustelle, durchschnittliche Stunden je Schein – und erkennen auffällige Baustellen frühzeitig, bevor aus einer Diskussion eine Abrechnungsserie wird.

Häufige Fragen

Was zählt alles zu Regiearbeiten?

Zu Regiearbeiten zählen alle Leistungen, die nicht über die ausgeschriebenen Positionen des Vertrags laufen, aber vom Auftraggeber veranlasst oder geduldet werden – etwa Nachtragsarbeiten nach Planänderung, Rückbau verborgener Altanlagen, Beseitigung von Fremdschäden oder Wartezeiten bei Bauablaufstörungen. Abgerechnet wird nach tatsächlichem Aufwand: Stunden, Material und Gerätezeiten zu vereinbarten Regiesätzen.

Muss ein Regieschein unterschrieben sein?

Eine Unterschrift des Auftraggebers oder seines Bauleiters ist nicht zwingend gesetzlich vorgeschrieben, aber in der Praxis das stärkste Beweismittel. Ein gegengezeichneter Schein dokumentiert, dass der AG Umfang und Veranlassung kennt. Ohne Bestätigung tragen Sie die Beweislast – sammeln Sie dann Zeugen, E-Mails oder Bautagebucheinträge als Ersatz.

Welche Stundensätze darf ich für Regiearbeiten ansetzen?

Idealerweise die Sätze, die Sie vor Baubeginn schriftlich vereinbart haben – je Funktion und für Gerätestunden. Ohne Vereinbarung gelten nach allgemeiner Auffassung die ortsüblichen Verrechnungssätze; deren Höhe wird dann oft verhandelt. Legen Sie die Sätze deshalb in Ihr Angebot oder die Vertragsverhandlung, nicht erst in die Schlussrechnung.

Innerhalb welcher Frist muss ich Nachträge und verborgene Leistungen melden?

Bei Verträgen nach VOB/B sind Nachträge nach § 16 Nr. 3 Abs. 2 VOB/B schriftlich geltend zu machen. Verborgene Leistungen müssen nach § 2 Abs. 6 VOB/B unverzüglich nach Feststellung angezeigt werden. Dokumentieren Sie deshalb sofort bei Auftreten – nicht erst bei der monatlichen Abrechnung.

Lohnt sich eine App für die Regiedokumentation auch in kleinen Betrieben?

Das hängt von der Baustellenzahl und der Teamgröße ab. Bei einer einzelnen Baustelle und drei Leuten reicht eine diszipliniert genutzte Excel-Vorlage oder ein einheitlicher Papierschein. Ab mehreren parallelen Baustellen oder wechselnden Kollegen zahlt sich eine App aus: Zeitstempel, verknüpfte Fotos und automatische Synchronisation schließen die Lücke zwischen Baustelle und Büro. Faustregel: Wenn ein einziger verlorener Regieschein mehr Umsatz kostet als ein Jahr App-Lizenz, ist die Entscheidung gefallen.

Unser Fazit

Regiearbeiten richtig zu dokumentieren kostet pro Einsatz vielleicht fünf Minuten – fehlende Dokumentation kostet dagegen schnell einen ganzen Tag Umsatz, wenn Stunden abgeschrieben werden. Die Formel ist einfach: gleichtags erfassen, bestätigen lassen, monatlich prüffähig zusammenstellen. Die sieben Pflichtangaben auf dem Regieschein, saubere Stundenzettel und die Foto- und Tagebuch-Nachweise ergeben zusammen ein Netz, das Sie im Abrechnungsgespräch trägt.

Richten Sie Ihre Dokumentation einmal richtig ein – dann läuft sie. Und wenn das nächste Mal ein Bauherr sagt “das war doch abgesprochen”, haben Sie den Regieschein längst in der Hand.